Powiadomienie na temat ochrony prywatności

Niniejszym spółka Sopharma S.A., bułgarski REGON 831902088 ( „Sopharma”, „My”, „Spółka”) ujawnia informacje o Twoich danych osobowych, które mogą być przetwarzane w związku z nabyciem (w tym w drodze udziedziczenia) akcji, udziale w pracy posiedzeń Walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki Sopharma oraz z realizacją Twoich praw w charakterze akcjonariusza Spółki.

Powiadomienie to ma na celu pomóc Ci zrozumieć, dlaczego iw jaki sposób możemy wykorzystać te informacje.  Listy i poniższe przykłady są ilustracyjne, niewyczerpujące i nie są w pełni reprezentatywne dla każdego akcjonariusza lub jego pełnomocnika (następcy) w ramach pracy Spółki.

Co z Twoich danych osobowych możemy przetwarzać?

„Dane osobowe” – oznacza to wszelkie informacje o Tobie, na podstawie których możesz zostać zidentyfikowany, w tym informacje podlegające ochronie zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem krajowym oraz europejskim. 

Najczęściej opracowywane przez spółkę Sopharma dane osobowe akcjonariuszy (następców) i pełnomocników akcjonariuszy to:

Kategorie danych osobowych	Rodzaje	Podstawa do opracowywania
Informacje o Tobie	Imiona, nazwisko, data urodzenia, PESEL	Realizacja obowiązków ustawowych
Dane kontaktowe	Adres	Realizacja obowiązków ustawowych
Informacje dotyczące akcji	Rodzaj wartość nominalna i cena emisyjna akcji, liczba i numery posiadanych akcji, aktualne obciążenia/zakłady na nich	Realizacja obowiązków ustawowych
Informacje Bankowe	Informacje dotyczące rachunku bankowego	Realizacja obowiązków ustawowych
Dane podane w pełnomocnictwie / Zaświadczeniu następcy – gdy takie jest stosowane	Imiona, nazwisko, data urodzenia, PESEL, numer i data wydania dowodu osobistego, data ważności, organ wydający dokument tożsamości / stosunki rodzinne itp.	Realizacja obowiązków ustawowych

W jakim celu będziemy używali Twoje dane?

Podane przez Ciebie dane osobowe będą wykorzystywane do celów administrowania rejestru akcjonariuszy, w tym, lecz nie ograniczając się do tego:

• zwołanie, organizacja i uczestnictwo w Walnych zgromadzeniach akcjonariuszy Spółki;

• udział w procedurach podwyższenia / obniżenia kapitału, podejmowania innych decyzji korporacyjnych wchodzących do zakresu kompetencji Walnego zgromadzenia akcjonariuszy Spółki;

• podział i wypłata dywidendy;

• dopuszczenie do udziału pełnomocników w pracy Walnego zgromadzenia;

• sporządzanie sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Spółki;

• przetwarzanie informacji w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawa, w tym dotyczące:  monitorowania struktury akcjonariatu kapitału Spółki, unikanie konfliktów interesów i praktyk korupcyjnych, nadużycia informacji poufnych.

Komu możemy udostępniać Twoje dane osobowe?

Sopharma szanuje i chroni poufność Twoich danych osobowych.  Z zastrzeżeniem wymogów prawna Sopharma może ujawniać Twoje dane osobowe niżej podanym osobom:

• Dostawcom usług:  Gdy używamy dostawców usług doradztwa, audytu, księgowych itd., Sopharma może ujawniać tym Twoje dane osobowe.  Podobne ujawnienie wykonane zostanie wyłącznie w razie zaistnienia uzasadnionego powodu i po pisemnym uzgodnieniu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych przez odbiorców Twoich danych.

• Bankom komercyjnym:  W celu dokonania wypłaty dywidendy na rzecz akcjonariuszy spółki Sopharma zawiera umowy z instytucjami bankowymi, którym ujawnione zostaną informacje potrzebne do wypłaty dywidendy.  Takie ujawnienie danych osobowych odbywa się zgodnie z zawartym z odbiorcą danych porozumieniem w formie pisemnej dotyczącym zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony ujawnionych danych osobowych.

• Organy państwowe, Centralny Depozytariusz:  W wypełnianiu swoich obowiązków prawnych Sopharma może być zobowiązana do ujawnienia danych osobowych organom państwowym lub jednostkom Centralnego Depozytariusza.  W razie ujawnienia danych osobowych organom państwowym będziemy się starać pomagać organom tym udzielając odpowiedzi na ich pytania, ale będziemy również dążyć do przestrzegania prawa nietykalności życia prywatnego naszych akcjonariuszy i ich pełnomocników, o ile to jest możliwe.

Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane osobowe?

Sopharma przechowuje Twoje dane osobowe zgodnie z Polityka przechowywania, archiwizacji i niszczenia dokumentów spółki Sopharma S.A. i właściwego prawa obowiązującego.  Twoje dane osobowe będą przechowywane przez Spółkę jedynie w ramach okresu niezbędnego do realizacji celów, dla których dane osobowe zostały pierwotnie zebrane, chyba że prawo wymaga od Spółki przechowywać je przez dłuższy okres czasu. 

Na przykład, dokumenty dotyczące wypłaty dywidend, które są związane z realizacją kontroli podatkowej i ubezpieczeniowej – w ciągu pięciu lat po upływie terminu przedawnienia spłaty długu publicznego, z którymi są dokumenty te powiązane.

Bezpieczeństwo i prywatność danych osobowych

Sopharma podejmuje odpowiednie środki administracyjne, techniczne i organizacyjne mające na celu pomóc uchronić bezpieczeństwo i prywatność danych osobowych akcjonariuszy i pełnomocników (następców) akcjonariuszy oraz uchronić je przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, nieuprawnioną korektą, ujawnieniem lub dostępem do treści danych, nadużyciem a wszelką inną nielegalną formą przetwarzania danych tych.  

W celu wypełniania swoich obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych akcjonariuszy i ich pełnomocników (następców) Sopharma w należyty sposób uwzględnia osiągnięcia postępu technicznego.  

Sopharma prowadzi szkolenia własnych pracowników dotyczące zasad i procedur ochrony danych osobowych.  

Twoje prawa dotyczące Twoich danych osobowych

Zgodnie z bułgarskim ustawodawstwem posiadasz następujące prawa do swoich danych osobowych przetwarzanych przez spółkę Sopharma:

1. uzyskać dostęp do własnych danych osobowych, które Sopharma przetwarza, i uzyskać ich kopię danych;

2. w razie niekompletności lub niedokładności danych przetwarzanych przez spółkę Sopharma, poprawić treść danych osobowych;

3. zażądać usunięcia Twoich danych po spełnieniu warunków do takiego żądania;  Takie przypadki mają miejsce, jeżeli został osiągnięty cel, do którego dane zostały zbierane; gdy wycofałeś swoją zgodę - gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody i nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania danych; jeżeli Twoje dane przetwarzane były nielegalnie] oraz inne;

4. w przypadkach określonych przez prawo możesz wymagać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych;

5. w przypadkach określonych przez prawo możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych;

6. skorzystać z prawa do przenoszenia danych i poprosić o podanie Twoich danych w formacie ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i przeznaczonym do odczytu maszynowego;

7. wycofać swoją zgodę w przypadku, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody;  

Szczegółowe informacje na temat warunków i trybu, w którym możesz skorzystać ze swoich praw, znajdziesz w Regulaminie spółki Sopharma w zakresie wykonywania praw osób będących podmiotem danych osobowych –tekst Regulaminu znajdziesz w zakładce „Polityka prywatności" na naszej witrynie internetowej www.sopharmagroup.com (adres:  http://www.sopharmagroup.com/sites/sopharma2016corp/files/sofarma_ad_pravila_za_uprazhnyavane_pravata_na_subektite_na_lichni_danni.docx

Masz również prawo złożyć skargę do Komisji ds. Ochrony Danych Osobowych https://www.cpdp.bg) w przypadkach, gdy spełnione zostały odpowiednie warunki wstępne.

Jak się z nami skontaktować?

Jeśli masz pytania lub skargi dotyczące niniejszego powiadomienia nt. prywatności lub sposobów i celów, w których używamy Twoje informacje osobowe, możesz się z nami skontaktować pod następującym adresem:  гр. София п. к. 1220, район Надежда, ул. „Илиенско шосе“ № 16, poczta mailowa:  personaldata@sopharma.bg. 

Naszym urzędnikiem ds. ochrony danych osobowych jest:   Spółka cywilna prawników Ernst & Young, poczta mailowa:  personaldata@sopharma.bg.

Aktualizowanie powiadomienia na temat prywatności

Niniejsze powiadomienie może być okresowo aktualizowane w celu odzwierciedlenia zmian w praktykach ochrony danych osobowych spółki Sopharma.  Spółka zobowiązuje się powiadamiać Cię o wszystkich istotnych zmianach w treści niniejszego powiadomienia.